Välkommen till XLPM Online

XLPM, Excellence in Project Management, är en projektmetodik som är enkel att använda för alla typer av verksamheter - liten som stor, statlig, kommunal eller privat.

Klicka på någon av de sju boxarna för att läsa en kort beskrivning av de områden som ingår i XLPM Online.

Om du redan vet vad du letar efter kan du gå direkt dit med hjälp av navigeringen högst upp.

XLPM – en översikt

XLPM stödjer ett agilt förhållningssätt, i linje med internationella standarder och trender, och ger med sina modeller för initiativ, uppdrag, projekt, program och portfölj ett heltäckande stöd för att identifiera, genomföra och följa upp arbete så att en organisation kan gå från ett identifierat behov till en önskad effekt. Modellerna i XLPM kan anpassas till organisationens verksamhet genom att kopplas till specifika arbetsmodeller och beslutsstrukturer.

XLPM möjliggör optimal och hållbar användning av organisationens resurser - mänskliga, finansiella och materiella – så att strategiska mål kan uppnås på ett effektivt sätt (göra rätt saker) och med hög produktivitet (göra saker rätt). På detta sätt balanseras ett fokus på människan, samhället och miljön mot de så viktiga prioriteringarna i verksamheten för att nå önskade nyttor och effekter.

XLPM erbjuder även enkla snabbguider för att ta del av det stöd som finns i metodiken. Dessa snabbguider beskriver de olika områden som ingår och ger även stöd för att komma igång i uppdrag, projekt och program samt för arbetet med organisationens portfölj. Det finns även en checklista för hur man tillämpar och drar nytta av modellstödet i XLPM vid genomförandet av ett initiativ. Snabbguiderna och de olika stegen i checklistan är kompletterade med tips om vad som bör göras, hur det ska göras och med länkar vidare in i det omfattande stödet i XLPM-metodiken. Principerna är desamma men arbetet som krävs kommer att variera med utmaningen.

För en framgångsrik utveckling av organisationens projektverksamhet finns även ett brett utbud av utbildningar, tjänster och produkter, som stöd för införandet och användandet av metodiken.

Till XLPM - en översikt

Arbeta agilt

Modellstödet i XLPM är i linje med det agila manifestet och de agila principerna. I XLPM beskrivs hur agila tekniker kan användas i arbetet i uppdrag, projekt och program men även hur man kan tillämpa ett agilt förhållningssätt på uppdrag, projekt, program och portfölj.

Ett agilt angreppssätt ger flexibilitet, anpassningsbarhet och skapar möjligheter för individer att utvecklas. Agila tekniker är baserade på det agila manifestet och möjliggör arbetssätt som följer den filosofi som dokumenteras där. De agila tekniker som beskrivs i XLPM idag är främst Scrum och Kanban. Även användare av det agila ramverket SAFe kan med fördel dra nytta av XLPM, främst modellerna för program och portfölj.

XLPM ger stöd för att besvara när det är lämpligt att använda agila tekniker - hur och på vad - som till exempel när kravbilden är otydlig och ett iterativt, inkrementellt förhållningssätt kan tillämpas. Lösningen tas då fram i korta steg, där varje steg levererar en vidareutveckling av tidigare resultat. Varje delleverans är möjlig att visa och testa, vilket involverar mottagaren och ger tidig återmatning på kvalitet.

Att använda agila tekniker innebär inte en avsaknad av struktur. Struktur krävs för att flexibilitet ska vara möjlig. Ett vanligt missförstånd är att agila tekniker inte kan användas i en projektmodell med faser. Faserna i XLPM:s projektmodell beskriver emellertid bara projektets faser, inte stegen i utvecklingsprocessen. De agila teknikerna tillämpas på arbetet i arbetsmodellen i ett projekts genomförandefas.

Till arbeta agilt i XLPM

Stöd av modeller

XLPM innehåller heltäckande och väl dokumenterat modellstöd för uppdrags-, projekt-, program- och portföljledning. XLPM erbjuder även en initiativmodell som ger organisationen stöd för att hantera och följa upp den investering av organisationens resurser det innebär att gå från ett identifierat behov till att uppnå en önskad effekt. Samtliga modeller är generella och kan användas i alla typer av verksamheter - liten som stor, statlig, kommunal eller privat.

Att använda XLPM:s modeller skapar transparens och förutsägbarhet, vilket ger organisationen möjlighet att planera och följa upp uppdrag, projekt och program. Modellerna ger även möjlighet till beslut som gör att organisationens begränsade resurser kan nyttjas på ett effektivt och hållbart sätt.

Hur framgångsrik en organisations projektverksamhet blir beror på medarbetarnas kompetens och beslut. Det är viktigt att inte se modellerna i XLPM som regelverk eller instruktioner som ska följas blint och likadant varje gång. Rätt använda kan modellerna i XLPM bidra till att frigöra kompetensen och kreativiteten hos människor, på ett sätt som gynnar organisationen.

Modellerna för uppdrags-, projekt-, program- och portföljledning i XLPM innehåller livscykelmodeller, organisationsmodeller, mallar för standarddokument och kunskapsstöd.

Till portföljTill initiativTill programTill projektTill uppdrag

Anpassa till olika arbete

I XLPM beskrivs hur man kan anpassa det generella modellstödet till en specifik verksamhet. Detta område omfattar både samordning av XLPM till organisationens ledningssystem samt tillämpningar för specifika verksamheter. Här beskrivs ett antal redan utvecklade tillämpningar till vanliga verksamheter. En organisationsspecifik tillämpning kan både spara tid i genomförandet och öka kvaliteten på resultatet.

Modellerna i XLPM för uppdrags-, projekt- och programledning är genom sin uppdelning i styrande, ledande och genomförande aktiviteter lämpliga för användning i alla sorters organisationer - små som stora, statliga, kommunala eller privata. De styrande och ledande aktiviteterna är generella och kan tillämpas på liknande sätt, oavsett verksamhet. Naturligtvis tillämpas de inte i samma utsträckning i alla uppdrag, projekt och program utan de anpassas till utmaningen som ingår.

I de generella modellerna i XLPM är modellen för genomförandet tom. Arbetet här måste definieras och även sättet som det angrips och genomförs måste bestämmas. Här kan till exempel agila tekniker tillämpas om det tillför värde.

I XLPM beskrivs tillämpningar av metodiken i fem typer av verksamheter: produktutveckling, kundorder, intern förändring, bygg och IT. Dessa beskrivningar kan användas som de är i de flesta organisationer med liknande verksamheter, eller så kan de ligga till grund för organisationsspecifika anpassningar.

Till anpassning i XLPM

Fokus på människan

Det mänskliga perspektivet i XLPM handlar om att lyfta fram varje individs betydelse för organisationens framgång. En projektkultur med ett gemensamt, coachande förhållningssätt hos ledare, team och individer på alla nivåer är en förutsättning för att varje individ ska kunna och vilja bidra med sin kompetens och kapacitet på ett optimalt sätt.

Organisationens kultur - de formella och informella reglerna och normerna i en organisation - utvecklas vanligtvis under lång tid och bygger till stor del på chefers och ledares agerande. Medarbetare gör som ledare gör snarare än som ledare säger. Därför är det mycket viktigt för chefer och ledare på alla nivåer att vara medvetna om sitt beteende och sitt förhållningssätt. Ju högre chefer och ledare desto större påverkan på organisationens kultur.

Ju fler individer i en organisation - ledare, teammedlemmar och medarbetare - som regelbundet ägnar sig åt medveten reflektion, eget ansvarstagande samt förståelse för andras tankesätt och behov, desto stabilare värdegrund har organisationen att vila på. Inom XLPM baseras värdegrunden på fem nyckelord; Samsyn, Engagemang, Tillit, Delaktighet och Respekt.

Till det mänskliga perspektivet i XLPM

Fokus på planeten

Hållbarhet med fokus på klimat, miljö och mänskliga rättigheter blir allt viktigare för organisationer och fler och fler arbetar nu för att integrera hållbarhet i sin strategi. Organisationers hållbarhetsagenda och policys baseras generellt sett på FN:s Global Compact:s tio principer om mänskliga rättigheter, skäliga arbetsvillkor, miljö och antikorruption. De flesta organisationer utvärderar dessutom hur organisationen kan bidra till FN:s 17 hållbarhetsmål. Målen syftar ytterst till att få slut på extrem fattigdom, att bekämpa ojämställdhet och orättvisa, att skapa fredliga samhällen samt att stoppa klimatförändringen.

XLPM Online lyfter fram vikten av att ha ett fokus på hållbarhet, såsom frågeställningar relaterade till klimat- och miljö, mänskliga rättigheter och affärsetik, i organisationens projektverksamhet. I portföljens samtliga uppdrag, projekt och program bör man utvärdera hur dessa kan bidra till organisationens långsiktiga hållbarhetsarbete.

För organisationen och dess medarbetare involverade i projektverksamheten är det viktigt att säkerställa att alla pågående och planerade arbeten är förenliga med organisationens uppförandekod, hållbarhetsrelaterade policys (t.ex. klimat- och miljöpolicy, policy avseende mänskliga rättigheter, hälsa och säkerhetspolicy, och jämställdhetspolicy) samt med organisationens hållbarhetsmål. I alla initiativ bör man initialt utvärdera om och hur arbetet kan bidra till organisationens hållbarhetsmål samt säkerställa att det inte på något sätt strider emot dessa. Under utförandet av uppdrag, projekt och program bör man regelbundet stämma av att arbetet som genomförs, samt beslut som fattas, är förenliga med organisationens hållbarhetsmål. Detta är lika viktigt för arbete på alla nivåer - i portföljen, initiativ, program, projekt och uppdrag.

Om organisationen inte har fastställda hållbarhetspolicys eller -mål så bör man i arbetet med portföljen, initiativ, uppdrag, projekt och program stämma av sitt agerande och sina beslut så att de är förenliga med FN:s Global Compact:s principer. Man kan även utvärdera hur arbetet kan bidra till FN:s hållbarhetsmål och säkerställa att arbetet inte strider emot dessa.

Fokus på verksamheten

I verksamhetens perspektiv i XLPM beskrivs förutsättningarna för en framgångsrik projektverksamhet. I en sådan verksamhet samordnas de enskilda arbetsinsatserna i den tillfälliga projektverksamheten, så att de nyttor och effekter som de leder till tillsammans bidrar till organisationens överordnade verksamhetsmål, i balans med det arbete som utförs i den löpande linjeverksamheten. Verksamhetens perspektiv beskriver även hur ett värdedrivet och hållbart arbetssätt etableras och hur effektiv, hållbar och lönsam resursanvändning uppnås.

I många organisationer är ord som "affär" och "kund" viktiga och centrala. Även i organisationer som finansieras med statliga eller kommunala medel är det viktigt att använda ett förhållningssätt som optimerar användningen av organisationens medel så att organisationens kunder – till exempel brukare och invånare – blir nöjda.

En viktig del i verksamhetens perspektiv är att tydliggöra ledningens ansvar för att styra och skapa förutsättningar för organisationens projektbaserade verksamhet.

Till verksamhetens perspektiv i XLPM